Informare privind participanții la activități și evenimente

Ultima actualizare: octombrie 2026

Asociația AWHERE organizează activități educaționale, voluntariat și dezvoltare comunitară pentru copii, adolescenți și adulți.

Pentru a putea organiza aceste activități în condiții bune și de siguranță, avem nevoie uneori de anumite informații despre participanți.

Această pagină explică ce date putem solicita, de ce avem nevoie de ele și cum le protejăm.

1. Cine prelucrează datele

Operatorul datelor este:

ASOCIAȚIA AWHERE, Giurgiu
CIF/CUI: [49064180]
E-mail: asociatia.awhere@gmail.com
Website: https://aiciacum.pro/

Mai multe informații despre modul general în care AWHERE prelucrează datele sunt disponibile în Politica de confidențialitate.

2. Ce informații putem solicita

Datele diferă în funcție de activitate. Nu avem nevoie de aceleași informații pentru un atelier de două ore și pentru o tabără de mai multe zile.

Pentru înscriere putem solicita, după caz:

numele și prenumele participantului;
vârsta sau data nașterii;
date de contact;
localitatea;
școala/organizația, dacă este relevantă;
activitatea la care dorește să participe;
informații necesare organizării activității.

În cazul unui participant minor, putem solicita și:

numele părintelui/reprezentantului legal;
datele de contact ale acestuia;
confirmarea/autorizarea participării, atunci când este necesară;
persoana care poate fi contactată în caz de urgență.

3. Activități care necesită informații suplimentare

Pentru excursii, tabere, activități sportive, activități cu masă sau alte situații în care siguranța participantului o justifică, putem avea nevoie de informații suplimentare.

Acestea pot privi, de exemplu, alergii, restricții alimentare sau alte informații relevante pentru siguranța participantului.

Nu solicităm astfel de informații pentru toate activitățile.

Atunci când sunt necesare date privind sănătatea, acestea beneficiază de protecția suplimentară prevăzută pentru categoriile speciale de date și vor fi solicitate numai atunci când există un temei juridic corespunzător și sunt necesare activității.

4. Pentru ce folosim informațiile

Datele participanților pot fi utilizate pentru:

înregistrarea și confirmarea participării;
organizarea activității;
comunicarea informațiilor despre program, locație sau eventuale modificări;
gestionarea grupurilor și a participanților;
siguranța participanților;
îndeplinirea obligațiilor legale, contractuale sau aferente proiectelor;
monitorizarea și raportarea activităților, atunci când proiectul impune acest lucru;
comunicarea cu părinții/reprezentanții legali în cazul minorilor.

5. Participarea minorilor

O parte importantă a activităților AWHERE este dedicată copiilor și adolescenților.

Atunci când participarea unui minor necesită acordul/autorizarea părintelui sau reprezentantului legal, formularul de înscriere va solicita informațiile necesare.

În funcție de activitate, putem solicita și un document separat de participare, în special pentru excursii, tabere, deplasări sau activități care presupun condiții speciale de siguranță.

Ne propunem ca informațiile adresate copiilor și adolescenților să fie prezentate într-un limbaj clar și adaptat vârstei lor.

6. Fotografii, filmări și înregistrări audio

În cadrul activităților AWHERE pot fi realizate fotografii, materiale video sau înregistrări audio.

Acestea pot fi utilizate, în funcție de situație și de temeiul juridic aplicabil, pentru documentarea activităților, raportarea proiectelor sau comunicarea publică a activității AWHERE.

Atunci când utilizarea imaginii sau vocii se bazează pe consimțământ, acesta va fi solicitat separat.

De exemplu:

☐ Sunt de acord cu fotografierea/filmarea participantului și utilizarea imaginii și/sau vocii în materialele de comunicare AWHERE, conform informării prezentate.

Refuzul privind utilizarea imaginii în scopuri de comunicare nu ar trebui să împiedice participarea la activitate, atunci când fotografierea/filmarea nu este indispensabilă activității respective.

Pentru minori, vom aplica mecanismul corespunzător situației și vom solicita părintelui/reprezentantului legal autorizarea atunci când aceasta este necesară.

7. Unde pot apărea materialele foto-video

Atunci când există temeiul necesar, materialele pot fi utilizate pe:

website-ul AWHERE;
paginile oficiale AWHERE de social media;
materiale de prezentare;
articole și newslettere;
rapoarte de activitate/proiect;
materiale destinate finanțatorilor și partenerilor, dacă proiectul o presupune;
materiale de informare și promovare a activităților AWHERE.

Vom evita, pe cât posibil, asocierea publică inutilă a imaginii unui minor cu date care permit identificarea sa completă.

8. Newsletter și activități viitoare

Participarea la un eveniment nu înseamnă automat abonarea la comunicările AWHERE.

Dacă dorești să primești informații despre activități viitoare, această alegere va fi solicitată separat, de exemplu:

☐ Doresc să primesc prin e-mail informații despre activitățile și proiectele viitoare AWHERE.

Această opțiune este voluntară și poate fi retrasă ulterior.

9. Cui putem transmite datele

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru organizarea activității.

În funcție de proiect, anumite date pot fi transmise unor furnizori, parteneri, finanțatori sau autorități atunci când acest lucru este necesar pentru organizarea, finanțarea, monitorizarea ori raportarea activității și există un temei juridic corespunzător.

Nu vindem datele participanților și nu le punem la dispoziția altor organizații pentru propriile lor campanii de marketing.

10. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru organizarea și documentarea activității sau atât cât impun obligațiile legale, contractuale ori cerințele proiectului/finanțatorului.

Perioadele pot fi diferite în funcție de tipul activității și de categoria de date.

Atunci când o anumită activitate presupune condiții speciale de păstrare a datelor, participanții vor fi informați.

11. Drepturile participanților

În condițiile prevăzute de legislația privind protecția datelor, persoanele vizate pot solicita, după caz:

accesul la date, rectificarea acestora, ștergerea, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor sau opoziția față de anumite prelucrări.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras.

Pentru participanții minori, drepturile pot fi exercitate, după caz, prin intermediul părintelui/reprezentantului legal, ținând cont și de drepturile proprii ale copilului.

Pentru solicitări privind datele personale:

[asociatia.awhere@gmail.com

Informațiile generale sunt disponibile și în Politica de confidențialitate.